بایگانی الکترونیکی اسناد توسط یک سیستم انجام می شود که به موجب آن تمام اطلاعات مبتنی بر کاغذ یک سازمان به داده های الکترونیکی تبدیل و ثبت می شود و در یک سیستم کامپیوتری ذخیره می شود و به کارکنانی که در آنجا کار می کنند، از طریق مدیریت مرکزی دسترسی داده می شود. مدیریت بایگانی الکترونیکی اسناد صرفاً یک روش کارآمد و مقرون به صرفه برای مدیریت اطلاعات است و به عنوان یک راه حل بایگانی الکترونیکی وابستگی به کاغذ را کاهش می دهد.

بایگانی الکترونیکی اسناد یک قدم به سوی شیوه ای بی نظیر برای ثبت، ذخیره، مدیریت و پرداخت اطلاعات در یک سازمان است. یک سیستم بایگانی الکترونیکی اسناد به سازماندهی اسناد کمک می کند تا بتواند کارایی بیشتری داشته باشد، به طوری که هر سند می تواند هر زمان که لازم باشد یافت شود.