1- تکمیل فرم درخواست برگزاری جلسه وب کنفرانس بصورت الکترونیکی، توسط رابط انفورماتیک واحد متقاضی

2- بررسی درخواست تکمیل شده توسط کارشناس سامانه وبینار

3- بررسی آزاد بودن  سرور وب کنفرانس و سامانه وبینار در زمان درخواست شده

4- بررسی آزاد بودن سالن کنفرانس نقاط مرکزی در زمان درخواست شده

5- در صورت انجام هماهنگی های لازم از نظر منابع سخت افزاری و نرم افزاری  و همچنین آزاد بودن فضای فیزیکی سالن های جلسات در نقاط مرکزی، به رابطین انفورماتیک واحد های درخواست دهنده و حاضر در جلسه اطلاع رسانی می گردد و یا درخواست دهنده می تواند درخواست خود را از طریق فرم رهگیری درخواست برگزاری جلسات وب کنفرانس پیگیری کند.

6- در صورت عدم آزاد بودن منابع سخت افزاری و نرم افزاری و یا فضای فیزیکی سالن جلسات در نقاط مرکزی،ویرایش درخواست برگزاری جلسه وب کنفرانس توسط درخواست دهنده انجام می گیرد.