چرایی وجود دپارتمان تولید نرم افزار در داخل دانشگاه
1. صرفه اقتصادی
طراحی و نگه داری سامانه ها در داخل دانشگاه به شدت از لحاظ مبلغ ریالی به صرفه می باشد. برای مثال :
- نرم افزار his در ابتدا به مبلغ170 میلیون تومان خریداری شده و هم اکنون سالیانه حدود ۱۶۰ میلیون تومان به عنوان پشتیبانی به شرکت پرداخت می شود
- نرم افزار آزمایشگاه مراکز بهداشتی شهرستانها مبلغ ۹۰ میلیون تومان خریداری شده است
- نرم افزار اتوماسیون آماری فرزین سالیانه ۳۰ میلیون تومان مبلغ پشتیبانی
- نرم افزار آذرخش سالیانه 80 میلیون تومان پشتیبانی
یعنی برای همین چند نرم افزار حدود ماهیانه حدود 270 میلیون تومان هزینه پشتیبانی و تنها برای his و نرم افزار آزمایشگاه حدود 260 میلیون هزینه خرید سامانه را دانشگاه پرداخت نموده است. بنابراین اگر امثال این نرم‌افزار ها در درون سازمان طراحی می شد به شدت در هزینه‌های اولیه نرم افزار و مبالغ پشتیبانی نرم‌افزار صرفه‌جویی اقتصادی صورت می‌گرفت
2. صرفه نیروی انسانی
مثلاً یک برنامه نویس میتوانند نرم افزاری بنویسد که اگر قرار بود پرسنل دانشگاه بدون نرم افزار در درون سازمان این خدمت را ارائه دهند نیاز به تعداد بیشتری مثلاً ده نیروی انسانی می بود.
3. گروکشی شرکت های تولید کننده نرم افزار
مسئله بعدی وابستگی شدید به شرکتهای خصوصی می باشد. مثلا در حوزه آموزش یک نرم افزاری به نام سما وجود دارد . به دلیل اینکه این سامانه به صورت وزارتخانه ای و با هزینه تقریبا رایگان به دانشگاه داده شده است بقیه سامانه های مرتبط با اعضای هیئت علمی، دانشجویان و غیره در حوزه آموزش، به دلیل انحصار پایگاه داده فعالیت های این حوزه برای شرکت سما، با مبلغ هنگفت در اختیار دانشگاه ها قرار داده می شود. برای نمونه تنها برای زیرسیستم فارغ التحصیلی دانشجویان سالیانه حدود 30 میلیون تومان مبلغ پشتیبانی از دانشگاه طلب نموده اند.
4. عدم وجود سامانه مورد انتظار در بازار
در بعضی مواقع نرم افزار با ویژگی های مد نظر دانشگاه با توجه به گستره متفاوته کارکرد دانشگاه های علوم پزشکی در بازار فروش یافت نمی شود. مثلاً سامانه جامع آماری بدین صورت که رویکرد انحصاراً درمانی و یا آموزشی نداشته و برای تمامی زمینه‌های فعالیت دانشگاهی قابل استفاده بوده و قابلیت استخراج دلخواه نتایج و داده های آماری را داشته باشند موجود نمی باشد و به عنوان یک مرد در سطح وزارت خانه طراحی یک سامانه جامع آماری با توجه به نیازهای دانشگاه های علوم پزشکی کشور نموده است
5. تنوع و تغییرات پیاپی بخشنامه های بالادستی
در بسیاری از مواقع نیاز مندی های دانشگاه در ابتدا مشخص نمی باشد یعنی با توجه به تنوع و تغییرات پیاپی بخشنامه های بالادستی و تجربه های محیطی در ابتدا شکل پایانی نرم افزار مشخص نبوده و در طول توسعه نرم افزار نقطه نهایی سامانه مشخص می گردد که این موضوع برای شرکتهای خصوصی که قصد طراحی سامانه را دارند معضل بزرگ به حساب می آید. مثلاً در خصوص قوانین نظام ارجاع برای پیاده سازی پرونده الکترونیک سلامت که در طول چند ماه چندین بخشنامه متفاوت برای قوانین ارجاع و پرونده الکترونیک سلامت ابلاغ گردید
6. فشار مدیریتی برای راه اندازی یک سامانه خاص
در بعضی از اوقات دانشگاه نیاز به راه اندازی تهیه یک نرم افزار خاص در یک بازه زمانی محدود و ویژه می باشد مثلاً نظام ارجاع. یعنی دانشگاه اجبار دارد تا سه ماه آینده این نرم افزار را تهیه و اجرایی نماید که طبیعتاً تنها پیدا کردن یک شرکت برای انجام امور و تکمیل فرایند انعقاد قرارداد و مسائل مربوطه شاید سه ماه طول بکشد. بنا بر این ناچار به طراحی در درون سازمان هستیم
7. ریسک پذیری بالا برخی اطلاعات در سامانه ها
در بعضی از مواقع یک سری اطلاعات در سامانه ها از حساسیت بالایی برخوردارند که در صورت در دسترس بودن برای شرکت های خصوصی ریسک امنیتی بالایی را به دنبال خواهند داشت. مثلا داده های مرتبط با بیماران خاص در کشور که در سامانه های آماری قابل رویت می باشد.
8. دشواری فرایند تغییرات در سامانه ها
مسئله بعدی اعمال تغییرات دلخواه در طول حیات نرم افزار می باشد یعنی بعد از مدتی که از یک نرم‌افزار استفاده شد معمولا نیاز به یک تغییرات بعضاٌ اساسی احساس میشود که حتماً باید در نرم افزار اعمال شود که در بسیاری از موارد با مقاومت شدید از سوی شرکتهای توسعه‌دهنده مواجه می گردد. مثلاً در خصوص اتوماسیون اداری فرزین جهت اجرا روی گوشی های اندروید و ios چندین سال دانشگاه مشغول مکاتبه و فشار بر روی شرکت مربوطه جهت اعمال تغییر مورد نظر بوده است که در نهایت به نتیجه دلخواه هم در این زمینه نرسیده است.
9. طراحی سامانه ها بدون در نظر بگیری منابع انسانی دانشگاه ها
در بعضی از اوقات نیاز به یک نرم‌افزار احساس میشود و این نرم افزار از بازار از بین نمونه های موجود خریداری می گردد. و این در حالی است که به ارائه این خدمت در حال حاضر در دانشگاه نیازمند به ده نیروی انسانی می باشد و اکنون بعد از ورود نرم افزار مدیریت سامانه به گونه‌ای است که مثلاً دوازده پرسنل باید راهبری سامانه را انجام دهند یعنی از لحاظ پرسنلی دو پرسنل هم اضافه تر باید برای انجام خدمت تخصیص داده شود. در حالیکه اگر در داخل دانشگاه طراحی می‌شد با توجه به منابع انسانی در درون دانشگاه راهبری سامانه پیش بینی و طراحی می گردید.
10. قرار گرفتن در موضع ضعف بدلیل وابستگی دانشگاه به سامانه
یک مسئله مهم چالش مبالغ پشتیبانی است. وقتی یک نرم‌افزار از شرکت خریداری میشود و مدتی مورد استفاده قرا میگیرد دانشگاه یک وابستگی به آن نرم‌افزار پیدا می کند. دو مسئله اینجا به وجود میاد. اول اینکه مدیریت عملیاتی پایگاه داده در اختیار شرکت مربوطه بوده (هر چند مکان فیزیکی آن در داخل دانشگاه باشد) و نحوه دسترسی به متن اطلاعات بسیار سخت و هزینه بر می باشد مسئله دیگر اینکه شرکت ها بعد از ایجاد وابستگی دانشگاه ها به سامانه مربوطه، مبالغ پشتیبانی را با نرخ رشد زیاد افزایش می دهند و دانشگاه هم مجبور به عقد قرارداد می باشد مثلا his.