ملزومات اختصاصی سامانه:
- عدم نیاز به ورود اطلاعات اولیه در سامانه و دریافت کلیه اطلاعات مورد نیاز از سایر سامانه های موجود در دانشگاه:
- اطلاعات مربوط به کاربران، نقش ها و پست های سازمانی، سمت های فعال، سلسله مراتب سازمانی و ... از سامانه پرسنلی دانشگاه دریافت شود.
- کلیه اطلاعات مربوط به اموال و کالاهای دانشگاه شامل اطلاعات کلیه کالاهای دانشگاه، موجودی انبارها، کالاهای تحویلی به کارمندان، کالاهای مازاد بر نیاز و ... از سامانه MIO دریافت شود.
- اطلاعات مربوط به قوانین خرید از سامانه MIO دانشگاه دریافت شود.
شایان ذکر است که انجام کلیه هماهنگی ها، اقدامات و هزینه های مربوط به برقراری ارتباط و دریافت اطلاعات از سایر سامانه های دانشگاه به عهده شرکت طراح و ارائه دهنده سامانه خواهد بود و دانشگاه در این خصوص هیچ مسئولیتی نخواهد داشت.
نکته مهم: سامانه طوری طراحی شده باشد که بر اساس آخرین تغییرات اطلاعات سایر سامانه ها نسبت فرآیند خرید را انجام دهد.
- امکان تعریف فرم های خرید نامحدود با قانون های اختصاصی برای هر فرم خرید وجود داشته باشد.
- برای هر فرم خرید امکان تعریف های گام های مختلف به صورت نامحدود و با رعایت قوانین گام های پیش نیاز وجود داشته باشد.
- گردش کار هر درخواست خرید بر اساس واحد سازمانی و پست های فعال در واحد سازمانی مربوطه به صورت دینامیک تعریف شود.
- سامانه بر اساس قوانین از پیش تعریف شده ، وضعیت موجود واحد های سازمانی و با توجه به سمت درخواست دهنده مدل های پیشنهادی جهت خرید کالا را ارائه دهد.
- سامانه قابلیت بررسی آنلاین موجودی انبار را در انجام فرآیند خرید داشته باشد و به صورت خودکار برای کالاهای درخواستی کاربر که در انبار موجود باشد درخواست جنس از انبار صادر شود.
- سامانه قابلیت ارائه لیست کالاهای مازاد هر واحد، در هنگام درخواست خرید را داشته باشد و به درخواست دهنده راهکارهایی جهت جلوگیری از انجام خرید در راستای صرفه جویی مالی ارائه دهد.
- امکان تعریف مدل های پیش فرض برای هر کالا با توجه به واحد و پست سازمانی درخواست دهنده کالا وجود داشته باشد.
- برای هر فرم خرید با توجه به واحد و پست سازمانی درخواست دهنده موارد ذیل بررسی گردد و فرآیند خرید پس از انطباق با قوانین ذیل تکمیل گردد:
- حداکثر تعداد قابل سفارش هر کالا در یک فرم خرید
- حداکثر تعداد قابل تحویل در بازه های مختلف زمانی به یک کاربر و واحد سازمانی
- حداکثر تعداد قابل تحویل کالا به درخواست دهنده (تعداد تحویلی کالا پس از انجام خرید و
- حداکثر تعداد قابل تحویل کالا به یک واحد بر اساس تعداد کاربران و پست های فعال سازمانی
- امکان تعریف محدودیت های دسترسی به کالا یا دسته بندی کالایی در فرم های خرید بر اساس واحد و پست سازمانی درخواست دهنده وجود داشته باشد.
- سامانه مجهز به ماژول کارپردازی خرید باشد.
- سامانه مجهز به ماژول ارسال اطلاعات به سامانه شناسنامه تجهیزات دانشگاه( MIO ) باشد.
- سامانه امکان ارتباط با سامانه تیکتینگ دانشگاه جهت ارسال تیکت را داشته باشد.
- سامانه مجهز به ماژول مدیریت کارتابل باشد.
- سامانه قابلیت تعریف و بررسی قوانین مالی و اعتباری برای واحدهای مختلف دانشگاه را داشته باشد و درخواست خرید در صورت انطباق با قوانین مالی انجام شود.
ویژگی های ماژول کارپردازی خرید:
- پس از تکمیل فرآیند درخواست خرید، درخواست خرید به دستور خرید تبدیل شود و به کارتابل کارپرداز واحد مربوطه منتقل شود.
- کارپرداز امکان مشاهده ، جستجو و گزارش گیری از دستور های خرید مختلف را داشته باشد.
- سامانه به صورت خودکار و بر اساس بانک اطلاعاتی برآورد قیمت ها، جمع برآورد قیمت هر دستور خرید را محاسبه کند و برای کارپرداز قابل مشاهده باشد.
- وضعیت قوانین مالی و اعتباری واحد مربوطه و دستور خرید مربوطه برای کارپرداز نمایش داده شود.
- نسخه چاپی دستور خرید جهت بارگزاری در سامانه استعلامات قابل دسترس باشد.
- در نسخه چاپی نمایش مناسبی از هر ردیف کالا به همراه مدل های پیشنهادی کالا قابل در دسترس باشد.
- قابلیت اضافه کردن متون ثابت در نسخه چاپی دستور خرید وجود داشته باشد.
- قابلیت ثبت اطلاعات فاکتورهای خرید وجود داشته باشد.
- پس از تکمیل فرآیند خرید به صورت خودکار یک نسخه از لیست خرید برای انباردار، امور عمومی و شخص درخواست دهنده ارسال شود.
- انباردار قابلیت تبدیل درخواست خرید انجام شده به حواله ورودی انبار و رسید تحویل اجناس را داشته باشد.
- درخواست دهنده خرید پس از تکمیل فرآیند خرید قابلیت تبدیل درخواست خریداری شده به درخواست جنس از انبار را داشته باشد.
ویژگی های ماژول ارسال اطلاعات به MIO:
- قابلیت ارتباط با سامانه MIO دانشگاه جهت بروزرسانی اطلاعات مربوط به کالاها و قیمتها را داشته باشد.
- ساز و کاری در سامانه وجود داشته باشد که به صورت خودکار پس از هر مرحله از فرآیند خرید اطلاعاتی که نیاز به بروزرسانی دارند در سامانه MIO دانشگاه بروزرسانی گردد.
ویژگی های ماژول مدیریت کارتابل:
- امکان نمایش هشدار در هنگام دریافت یک فرم یا فعالیت جدید در کارتابل
- برای هر پست سازمانی فعال کاربر کارتابل مجزا در نظر گرفته شود
- امکان بررسی ، پیگیری و مشاهده گردش فرآیند
- امکان گزارش گیری از درخواستهای قبلی
ملزومات فنی سامانه:
انتظارات مدیریت فاوا دانشگاه
- پیمانکار بایستی برای انجام وظایف و ارائه خدمات موضوع قرارداد، به هزینه های خود در محدوده پروژه مجوزهای ضروری را برای دریافت حق استفاده از صاحبان لیسانس، مدلها، نامها تجاری، حقوق نرم افزار و دیگر حقوقی که استفاده از آنها منوط به کسب مجوز است، را کسب کرده و کارفرما را در مقابل هر گونه ادعا، دادخواهی، غرامت، هزینه ها و مخارج (شامل و نه منحصر به هزینه های قانونی) برای کسب و یا نقض حقوق یاد شده مصون نگه دارد.
- چنانچه امکان دریافت مجوز حق استفاده به هر دلیلی برای پیمانکار موجود نباشد، طرفین برای یک راهکار توافق خواهند نمود.
- کلیه مدارکی که در جریان ارائه خدمات موضوع قرارداد توسط پیمانکار تولید می گردند. جزء دارائیهای کارفرما مسحوب می گردند. این امر کلیه منابع اصلی و مستندات کامل پروژه را نیز شامل می گردد.
- پیمانکار بدون دریافت مجوز رسمی کارفرما حق انتشار مطالعات یا موضوعات مطرح شده در خلال انجام خدمات قرارداد و ارائه اطلاعات مربوطه به هر شکل را ندارد.
- پیمانکار کلیه موضوعات مرتبط به قرارداد را محرمانه تلقی کرده و تحت هیچ شرایطی اطلاعات، مدارک، داده های تکنیکی، تجارب و دانش فنی که توسط کارفرما در اختیار وی گذاشته شده است را فاش نخواهد کرد، مگر اینکه مجوز رسمی و کتبی کارفرما را در این رابطه اخذ کرده باشد.علاوه بر این پیمانکار متعهد می گردد دستیابی به اطلاعات محرمانه را محدود به آن کارشناسان، مشاوران و طرفهای قرارداد خود نماید که برای انجام درست وظایف و ارائه خدمات، واقعا به آنها نیاز دارند به هر حال پیمانکار باید ماهیت محرمانه بودن اطلاعات را به اشخاص فوق اطلاع داده شده و نسبت به عدم افشای موارد، کنترل و نظارت لازم بعمل آرود. موضوع محرمانه بودن امور یاد شده برای مدت ده (10) سال از زمان دریافت گواهینامه نهایی تائید انجام کار باقی خواهد ماند.
- پیمانکار کلیه اطلاعات و مدارک دریافت شده از کارفرما را محرمانه تلقی کرده و بدون اجازه کارفرما حق افشاء یا واگذاری آنها را به غیر ندارد.
- پیمانکار متعهد مي شود در جلساتي که کارفرما از وي دعوت قبلي (بصورت رسمي) مي نمايد حضور يافته و گزارشات مربوط به قرارداد را ارايه نمايد و ناظر را از روند انجامتعهدات مطلع سازد.
- پیمانکار متعهد است پس ازپایان قرارداد (پایان یکسال پشتیبانی رایگان)، در صورت نیاز کارفرما نسبت به عقد قرارداد پشتیبانی مطابق با نرخ اعلام شده در جدول ارائه پیشنهاد قیمت در هنگام برگزاری استعلام، حداکثر با احتساب نرخ تورم اعلام شده از سوی بانک مرکزی مطابق شرح خدمات اعلام شده، اقدام نماید.
- پیمانکار متعهد می شود مستندات راهبري و مديريتي و مستندات آموزشی کار با نرم افزار برای استفاده کاربران و نحوه نصب و راه اندازی نرم افزار به صورت کامل در اختیار کارفرما قرار دهد.
- پیمانکار موظف است درخصوص روش صحيح ونگهداشت سيستم آموزش لازمه را به پرسنل ذيربط داده و همواره نسبت به روند اجراي صحيح سيستم راه كار مناسب پيشنهاد نمايد.
- نرم افزار مي بايست طبق مشخصات رسمي و طبق شرایط اختصاصی قرارداد که در پیوست های قرارداد كه درآن امكانات نرم افزار به صورت كامل تشريح شده عمل نمايد. هرگونه عملكرد نامناسب بر طبق مشخصات رسميو قرارداد به عنوان « خطاي عملكرد» شناخته شده و پیمانکار وظيفه دارد به محض اعلام فورا نسبت به رفع خطا اقدام نمايد.
- پیمانکار متعهد میگردد تکنیک هاي بكارگرفته در ایجاد، بروزرسانی و ارتباطات پایگاه داده بهگونهاي طراحی شده كه با افزايش تعداد ركوردهاي بانك اطلاعاتی، سیستم دچار اخلال و کندي کار نمیگردد. و در صورت بروز چنین مشکلی پیمانکار مکلف به رفع عیوب بطور کامل و رایگان در مدت گارانتی و پشتیبانی سیستم می باشد.
- پیمانکار موظف به پيش بيني موارد امنيتي در استفاده کاربران از نرم افزار براي جلوگيري از خروج اطلاعات و تغييراطلاعات به صورت دستي در بانک اطلاعاتي نرم افزار و حفظ اصول محرمانگی اطلاعات مي باشد.
- امکان برقراری ارتباط از سایر سامانه های دانشگاه به سامانه موضوع قرارداد جهت واکشی یکسری اطلاعات به صورت (execute command ، Direct DB Connection، Web Service و ....) در صورت نیاز مدیریت آمار و فناوری اطلاعات بدون هیچگونه قید و شرط و دریافت هزینه اضافی را فراهم نماید.
- پیمانکار متعهد است نسبت به نصب، راه اندازی و کانفیگ موضوع قرارداد در زمان استقرار قرارداد و در مدت زمان پشتیبانی (درصورت نیاز کارفرما) بر روی سرورکارفرما اقدام نماید.
- پیمانکار موظف است پس از نصب، روالهای پشتیبان گیری را یک مرتبه تنظیم و به نماینده کارفرما آموزش دهد. بدیهی است نظارت بر صحت و تدوام پشتیبان گیری بر عهده کارفرما است.
- نرم افزار در برابر خطای برنامه نویسی در طول مدت قرارداد بر اساس شرایط اختصاصی قرارداد و به صورت رایگان گارانتی می شود و پیمانکار متعهد است 24 الی 72 ساعت پس از اعلام کتبی و یا تلفنی کارفرما جهت پاسخگویی اقدام نماید.
- تبصره1: خطای برنامه نویسی خطایی است که بر روی یک سیستم سالم عاری از هرگونه ویروس و تداخل با سایر نرم افزارها و یا اشکلات سخت افزاری نمایان باشد.
- تبصره2: عدم تطابق نرم افزار با نیازهای کارفرما و مشکلات بوجود آمده ناشی از کاربرد غیر صحیح توسط کاربران و اشکالات ناشی از محیط اجرایی مانند سخت افزار، شبکه و سیستم عامل (اشکالات اجرایی) به عنوان خطای برنامه نویسی تلقی نمی گردد.
- پیمانکار موظف است كليه اشكالات كاربران را به صورت تلفني يا الكترونيكي حداکثر ظرف مدت دو روز کاری بر طرف نمايد.
- پیمانکار موظف است كليه درخواستهاي اصلاح مورد نظركارفرما را درصورتيكه تغييركلي دربرنامه نباشد انجام دهد.
- پیمانکار موظف است انتقال اطلاعات را در قالب XML، excel ، web service و .... که کارفرما نياز به آن دارد را درحدامکان درسيستم قراردهد.
- پیمانکار موظف است طي مدت اين قرارداد و قراردادهای پشتیبانی آتی كليه نسخه هاي جديد نرم افزار را رايگان دراختيار کارفرما قراردهد.
- پیمانکار متعهد مي‌گردد در صورت خرابي اطلاعات جاري، اطلاعات پشتيباني كه در فواصل زماني مشخص توسط کارفرما و طي دستورالعمل پیمانکار تهيه گرديده ، نهایت همکاری را در جايگزيني اطلاعات ( بازيابي ) بنمايد.
- پیمانکار متعهد مي‌گردد در دوره پشتيباني هرگونه عيب و نقص و اشكال نرمافزاري كه باعث مختل شدن عملكرد اصلي نرمافزار و سرورهاي راهاندازي شده گردد را رفع نمايد.
- انجام تنظيمات مناسب جهت انجام عمليات Back up گيري به صورت مستمر و روزانه و اتوماتيك و بازگرداندن اطلاعات مورد تاييد ناظر در مواقع مورد نياز يا رخداد بحران. بديهي است اين بند شامل تنظيمات SQL Server مي باشد و تهيه و تنظيم ادواتي مانند Tape backup و san و يا مشابه آن در عهده کارفرما است.
- تبصره : بررسي روزانه عملکرد تنظيمات انجام شده و گزارش اشکالات احتمالي بر عهده نماينده کارفرما است و پیمانکار موظف به يک بار ارائه مستندات برقراري تنظيمات Backup. پايگاه به کارفرما مي باشد .
- تبصره: در صورتيکه نصب موتور پايگاه اطلاعات SQL Server بر روی سرور نيازمند تنظيمات خاصی می باشد، پیمانکار موظف است مستندات آن را در اختيار نماينده کارفرما قرار دهد.
- پیمانکار موظف است در طول مدت قرارداد پشتیبانی پس از اعلام درخواست تلفنی یا کتبي کارفرما مبني بر وجود مشکل ( هر گونه اشکال در کارکرد صحيح سامانه يا هر گونه اشکال کاربران توسعه دهنده سيستم در نحوه استفاده از ابزار سامانه ) به شرح ذيل عمل نمايد:
- در صورت بروز عيب در سيستم پیمانکار متعهد مي‌گردد ضمن مشخص نمودن شماره تماس پشتيباني، با هدايت كارشناسان کارفرما بصورت تلفني عيب را برطرف نمايد. و درصورت عدم رفع عيب حداكثر ظرف مدت دو روز کاري از زمان اعلام و درخواست کتبي توسط کارفرما جهت رفع عيب مربوطه به صورت حضوري مراجعه و اقدام نمايد..
- نسخ جديد نرم افزار مي بايد بهينه سازي شده باشد و باعث بهبود سيستم جاري شود و در صورت بروز کندي در سيستم نرم افزاري و پس از بهينه سازي نرم افزار و نياز به ارتقاء و يا تغيير سخت افزار، شرکت موظف به ارائه دلائل فني و مهندسي به ناظر کارفرما است .
- پیمانکار متعهد می شود که دسترسي به نرم افزار مورد بهره برداري کارفرما موضوع اين قرارداد را درآينده تحت هيچ گونه شرايطي قطع ننمايد. ( قطع دسترسي شامل غير فعال نمودن لايسنس سامانه ، ايجاد خطاي دسترسي در مديريت و کاربران و..... مي باشد. )
- پیمانکار موظف است هر گونه به روز رساني با هماهنگي نماينده کارفرما و ناظر قرارداد انجام داده و حداقل يک هفته قبل از شروع به روز رساني چک ليست به روز رساني، دسترسي هاي مورد نياز و برنامه زمانبندي حضور کارشناسان شرکت در مرکز بهره بردار را به ناظر قرارداد ارسال نمايد.
- امکان ارتباط با اکتیو دایرکتوری دانشگاه به منظور احراز هویت کاربران
- تحت وب بودن و امکان استفاده در مرورگرهای مختلف از جمله IE، Mozilla، Google Chrome و ....
- امکان اجرای سامانه در پلتفرم های مختلف از جمله windows، Android، MAC، IOS
- امکان تعریف ساختار درختی برای ادمین های مختلف با سطح دسترسی های مختلف
- رعایت و حفظ مسائل مربوط به امنیت و رمزنگاری داده های حساس
- امکان log گیری از تمام تراکنش های نرم افزار
- امکان گرفتن Backup از دیتابیس از طریق رابط گرافیکی نرم افزار و ذخیره در مسیر انتخابی
- امکان تعریف سطوح دسترسی مختلف به صورت نامحدود
- امکان تعریف مراکز به صورت نامحدود
- امکان تعریف کاربران با نقش های مختلف به صورت نامحدود.
- بکارگیری روش های بهینه ذخیره سازی داده ها به منظور جلوگیری از افزایش غیر منطقی حجم داده ها
- جلوگیری از کندی سیستم در واکشی اطلاعات از سیستم و گزارش ها در صورت افزایش حجم داده ها در پایگاه داده.
- تحلیل روند رشد داده های دیتابیس به منظور پیش بینی سخت افزار مورد نیاز برای ذخیره سازی و پشتیبان گیری داده ها در سال های آینده
- تحلیل روند میزان تاثیرگذاری برنامه بر روی سخت افزار سرور
- تحلیل روند تاثیر سامانه بر میزان I/O سرور و پهنای باند مورد نیاز سرور و کلاینت ها
- قابلیت کار بصورت آفلاین در صورت قطعی ارتباط مرکز با دیتا سنتر دانشگاه
- پیمانکار متعهد می شود که لیست پورتهای مورد نیاز جهت اجرای سامانه را کتباً به مدیریت آمار و فناوری اطلاعات دانشگاه اعلام نماید.
- امکان اعمال پالسی های امنیتی در لایه های مختلف معماری سامانه از قبیل حساب های کاربری، احراز هویت، اعتبارسنجی و ... وجود داشته باشد.
- سرور پایگاه داده از سرور برنامه کاربردی یا وب سرویس جدا باشد.
- در بروزرسانی های سامانه آخرین آپدیت ها و پچهای امنیتی مرتبط با معماری سامانه نصب و اعمال گردد.
- پیمانکار موظف است دستورالعمل های امنیتی صادر از سوی سازمانهای امنیت اطلاعات از قبیل افتا، ماهر، پلیس فتا و ... را در نسخه های جدید سامانه اعمال نماید.
- مجری موظف است گواهینامه امنیتی صادره از یکی از مراکز مورد تایید سازمان فناوری اطلاعات (افتا) در خصوص سامانه موضوع قرارداد را حداکثر ظرف نه ماه پس از امضای قرارداد به مدیریت آمار و فناوری دانشگاه ارائه نماید.
- پیمانکار متعهد شود که در صورت نصب آنتی ویروس معرفی شده توسط مدیریت فاوا بر روی سرور و یا سیستمهایی که سامانه بر روی آنها نصب می گردد، عملکرد سامانه با اختلال مواجه نمی گردد و در صورت بروز اختلال در عملکرد سامانه، پیمانکار موظف می باشد که مشکل پیش آمده را حل و پالسی ها و تنظیمات مورد نیاز بر روی آنتی ویروس را ارائه نماید.
- پیمانکار متعهد می شود که سامانه جهت اجرای صحیح نیازی به اینترنت نداشته باشد و در صورت قطع شدن اینترنت، سامانه کار خود را بدون بروز اختلال در بستر اینترانت ادامه دهد.
- شرکت پیمانکار طرف قرارداد موظف است در صورت درخواست اطلاعات داده ای و یا شاخص های آماری از بانک اطلاعاتی سامانه و نه در قالب رابط کاربری، به یکی از روش های برقراری دسترسی مستقیم به پایگاه داده و ارائه عبارت پرس و جوی مرتبط با نیاز، ارائه دسترسی به پایگاه داده و ارائه store procedure مرتبط با نیاز، و یا پاسخ به نیاز اطلاعاتی و آماری در قالب وب سرویس اقدام نماید.