اگر همین لحظه مدیران دانشگاه بخواهند آمار و اطلاعات حال حاضر دانشگاه را ببینند باید بعد از فرایند های نامه نگاری مربوطه بسته به نوع آمار مورد تقاضا و منابع پاسخگو به آن هه (بیمارستان ها، مراکز بهداشتی و ...) به صورت خوشبینانه بعد از گذشت چندین روز به اطلاعاتی دست پیدا خواهند کرد که البته همچنان آمار لحظه فعلی دانشگاه نیست و یا برای تصمیم گیری های کلان دانشگاه از بین چندین انتخاب موجود فاقد دریافت هرگونه تحلیل های سیستمی از وضعیت موجود و پیشبینی وضع آینده سیستم هستند.و یا احیانا با موادی برخورد دارند که حجم قابل توجهی از منابع مالی و یا انسانی دانشگاه در زمینه هایی صرف میشود که به نظر میرسد با یک بازنگری کلی در سیستم قابل کاهش و صرفه جویی هستند.

بنابر این عدم امکان دسترسی به  آمار و  اطلاعات لحظه ای از مجموعه داده ها و وضعیت موجود سیستم، شامل آمار و اطلاعات درمانی، بهداشتی، آموزشی و همچنین نبود تحلیل سیستمی از وضعیت موجود که امکان کمک به تصمیم سازی مدیران را منتفی میسازد، در کنار صرفه جویی مالی و انسانی به دلیل ماهیت اتوماسیونی سامانه، ضرورت توجه به ایجاد سامانه سهم را مشخص نمود.