با توجه به بررسی های به عمل آمده در جلسه 19/2/97:
- فرم درخواست دستور جلسه توسط یکی از اعضای کمیته قابل تکمیل و ارسال می باشد . دبیر میتواند این فرم و موضوع پیشنهادی را تایید یا رد کند .
- فرم درخواست جلسه توسط دبیر تکمیل میگردد و پس از پر کردن موارد مربوطه موضوع پیشنهادی به پیوست(فرم درخواست دستور جلسه) الصاق شده و به دبیر ارجاع میگردد . و تداخل زمانی اعضا و مکانی سالن جلسات نیز به دبیر نمایش داده می شود .
- رئیس میتواند بر اساس فرم دریافت شده از سمت دبیر و پارامترهای کاری و محل جلسه فرم را تایید یا رد کند . که در صورت تایید رئیس جلسه دعوتنامه برای اعضا ارسال میگردد و یک نمونه فرم صورتجلسه برای دبیر ارجاع میشود .
- ارسال دعوتنامه به اعضا مشکلی ندارد (تکمیل کننده دعوتنامه دبیر جلسه است )
- پس از تکمیل دعوتنامه توسط اعضا(موضوع پیشنهادی – تاریخ و مکان – مشخص کردن جانشین – اعلام حضور یا عدم حضور – تایید) نتیجه آن به دبیر ارسال میگردد .
- سپس در فرم صورتجلسه برای دبیر شرح جلسه ، لیست حاضرین و غایبین(قابل ویرایش) ، مصوبات (اقدام کننده و پیگیری کننده – تاریخ شروع و پایان مصوبه – نوع مصوبه ) مشخص میگردد که پس از تایید آن را جهت تایید نهایی برای رئیس جلسه ارسال میکند . در صورت انتخاب میتواند صورتجلسه را جهت تایید اعضا ارسال کند .(در صورت ارسال برای اعضا ، حتما باید توسط اعضا تایید گردد.)
- یک نمونه از فرم مصوبه نیز برای پیگیری کننده و اقدام کنندگان(امکان دارد چندنفر باشند) ارسال میگردد .تا زمانیکه مصوبه توسط پیگیری کننده اعلام پایان یا لغو نشده باشد در فرم صورتجلسات بعدی به عنوان موبات معوقه نمایش داده می شود.
درخواست اصلاح ایرادات