پس از برگزاری جلسه با مسئولین دبیرخانه واحدهای دانشگاه و تشکیل کارگروه ارتقاء اتوماسیون دبیرخانه جلسه ای با حضور نمایندگان مدیریت های معاونت توسعه برگزار گردید .

جلسه پیرو دعوت نامه شماره 28656 مورخه 4/11/1396 و دعوت از مدیران محترم توسعه مدیریت و منابع انسانی ، مدیریت فنی، مدیریت امور مالی، مدیریت بودجه و مدیریت پشتیبانی و امور رفاهی ساعت 12:30 مورخه 9/11/1396 در محل سالن اندیشه معاونت آموزشی و در راستای جلسه مورخه 10/10/1396 همایش کلیه کاربران دبیرخانه های دانشگاه و خود اظهاری اسنادی که توسط دبیرخانه ها اسکن و چاپ می گردد برگزار گردید و هدف آن کم نمودن حجم تعداد چاپ ها و اسکن مدارک می باشد.

افراد حاضر در جلسه :

در این جلسه مقرر گردید :

پس از توضیحاتی در مورد مشکلات موجود در اتوماسیون دبیرخانه لیست کلیه مدارکی که در دبیرخانه چاپ یا اسکن می شود قرائت گردید. مصوبات جلسه مقرر گردید مهلت اجرای مصوبات حداکثر دوشنبه 30 بهمن 1396 باشد. هر مدیریت می بایست در جلسات داخلی نسبت به تعیین تکلیف مدارک مورد نیاز اسکن و یا چاپ اقدام نماید و نمونه فرایند الکترونیکی برای حذف ریشه ای آن، و یا دلیل قانونی برای ادامه دادن این روند را ارائه نماید. در صورت نیاز به سامانه جدید می بایست شرح خواسته ها از سامانه جدید بصورت دقیق تهیه و بصورت کتبی به مدیریت فاوا ارسال گردد. هر مدیریت مشخص نماید که چه افرادی و به چه دلایلی مجوز چاپ نیاز دارند و بصورت کتبی معرفی گردند. در صورت عدم تحقق مصوبات جلسه این حق برای مدیریت فاوا محفوظ است بعد از مهلت مقرر با همکاری مدیریت پشتیبانی و امور رفاهی ( نمایندگان این مدیریت در واحد های دانشگاه) نسبت به کاهش تعداد پرینترها اقدام نماید. بعد از مهلت مقرر این حق برای مدیریت پشتیبانی و امور رفاهی محفوظ است نسبت به تعیین تکلیف کلیه مجوز های چاپ و نوع مدارک اسکن شده عمل نماید. مدیریت فاوا و مدیریت پشتیبانی و امور رفاهی موظف هستند در اسرع وقت نسبت به تدوین شرح وظایف و استاندارد سازی فرایند کاری حوزه دبیرخانه اقدام نمایند. مدیریت فاوا نسبت به حذف برخی از فرایند های دستی و جایگزینی فرآیند الکترونیکی در اتوماسیون دبیرخانه اقدام نماید که پیشتر شرح اقدمات از شرکت پیمانکار خواسته شده است و بر روی وب سایت این مدیریت قابل دسترس است. مدیریت پشتیبانی و امور رفاهی وظیفه دارد با توجه به برنامه های آتی و  افزایش حجم الکترونیکی شدن فرایند های دبیرخانه ( و تغییر حداکثری آنها)  نسبت به تعیین مسئول دبیرخانه با حداقل مشخصات لازم از نظر مدیریت فاوا اقدام نماید و نامزد های مورد نظر خود جهت بررسی صلاحیت فنی را به مدیریت فاوا پیشنهاد نماید. جلسه با ذکر صلواتی در ساعت 14:20 پایان یافت.