مقدمه
در جریان استقرار نظام نامه مدیریت سلامت همه جانبه، برنامه ریزي جامع سلامت استان زنجیرهاي از فعالیتها و فرایندها را برمی انگیزد که سمت و سوي همه آنها ایجاد نیاز مبرم به شواهد معتبر براي برنامه ریزي موثق و اثربخش است. تدارك مستندات و شواهد مورد نیاز در برنامه ریزي هاي آینده از وظایف ذاتی دبیرخانه کارگروه تخصصی سلامت و امنیت غذایی است. بنابراین تشکیل و راه اندازي واحد اسناد و شواهد راهبردي سلامت استان [واحد] ضرورت می یابد. هدف این واحد، ایجاد پایگاهی براي گردآوري، سازماندهی و نگهداري اسناد راهبردي سلامت استان و فراهم آوردن امکان دسترسی سهل و سریع محققان، مدیران، کارشناسان، دانشجویان، اعضاي کانون هاي سلامت محله، خانه مشارکت مردم در سلامت، مجامع سلامت، اندیشگاه سلامت ، پیامگزاران، اعضاء دبیرخانه سلامت دستگاه هاي اجرائی و مراکز تحقیقات مولفه هاي اجتماعی سلامت ، نمایندگان شوراها و مجلس شوراي اسلامی استانی، معاونت هاي دانشگاه/دانشکده علوم پزشکی و .... به آنهاست. انتظار میرود از این واحد به عنوان پایگاه اطلاعات سیاستگذاري و برنامه ریزي هاي راهبردي بخش سلامت در استان بهره برداري شود.
تعریف واحد اسناد و شواهد راهبردي سلامت
واحدي براي نگهداري، سازماندهی و دسترس پذیر ساختن اسناد راهبردي سلامت استان می باشد. این واحد یک مرجع یاري رسان به پژوهش و تصمیم سازي هاي اجرایی است که ذیل دبیرخانه کارگروه سلامت و امنیت غذایی استان تشکیل می گردد و امکان دسترسی به مستندات و شواهد را با تعیین سطوح دسترسی، براي محققان، مدیران، کارشناسان، دانشجویان، اعضاي کانون هاي سلامت محله، اعضاي خانه مشارکت مردم در سلامت، اندیشگاه سلامت، پیامگزاران، دبیرخانه سلامت دستگاه هاي اجرائی و مراکز تحقیقات مولفه هاي اجتماعی سلامت، نمایندگان شوراها و مجلس شوراي اسلامی استانی، معاونت هاي دانشگاه/دانشکده علوم پزشکی و .... فراهم می نماید.
توجه: در این مستند "واحد اسناد و شواهد راهبردي سلامت" به اختصار "واحد" نامیده می شود.
نقش و کارکرد واحد
شناسایی، فراهم آوري، تنظیم و سازماندهی، حفاظت و نگاه داري، دسترس پذیري و اطلاع رسانی است که به منظور افزایش سطح دانش و کارآیی سیاستگذاران، برنامه ریزان، کارشناسان و پژوهشگران در زمینه سلامت نقش آفرینی می نماید.
وظایف واحد
- تدوین و اعلام ضابطه هاي ورود، انتخاب، سازماندهی، نگهداري، در اختیار گذاردن و امانت دادن مدارك موجود
- پیگیري دریافت اسناد راهبردي و گزارش هاي ویژهي سلامت محور ادارات، سازمان ها و فرمانداري
- تهیه و تدوین شیوه نامه و تصویب آن در هیات رئیسه دانشگاه علوم پزشکی
- گردآوري، سازماندهی و نگهداري مدارك استانی – و در حد لزوم کشوري- که از گذشته در خصوص برنامه هاي استانی تولید شده و ممکن است براي آگاهی از روندها به کارآید.
- اطلاع رسانی ادواري و مناسب درباره موجودي و تازه هاي واحد و...
براساس نظام نامه استانی مدیریت سلامت همه جانبه با رویکرد مولفه هاي اجتماعی سلامت، اسناد درخور نگه داري در واحد به شرح زیر می باشد.
- اسناد مرتبط با کارگروه سلامت و امنیت غذایی استان (ساغ) شامل مصوبات کارگروه ساغ، مستندات برنامه ریزي هاي کوتاه مدت، میان مدت و دراز مدت کارگروه ساغ
- تحقیق و پژوهش شامل نتایج طرح هاي تحقیقاتی مرتبط با سلامت عمومی استان و نتایج مطالعات راهبردي مراکز تحقیقات مولفه هاي اجتماعی موثر بر سلامت که نتیجه آن منتج به مداخلات اجرائی شده یا این ظرفیت را خواهد داشت.
- قوانین ، مقررات ، شیوه نامه ها و شیوه نامه هاي مرتبط و قابل بهره برداري در کارگروه ساغ
- اسناد بالادستی شامل برخی اسناد ملی مانند سیاست هاي کلی سلامت، برنامه هاي توسعه، برنامه بودجه و قوانین مرتبط دیگر، همچنین مصوبات شوراي عالی سلامت و امنیت غذایی، پیوست هاي سلامت، شاخص هاي عدالت در سلامت و مولفه هاي اجتماعی موثر بر سلامت بعنوان یکی از ارکان که شواهد لازم را در استان از باب سلامت و متغییرهاي مرتبط با سلامت در واحد اسناد گردآوري نماید .
- گزارش هاي مرتبط با کارگروه ساغ شامل گزارش ارزشیابی اجراي سیاست هاي مصوب در کارگروه سلامت و امنیت غذایی استان، گزارش ارزیابی اثرات پروژه هاي گوناگون توسعه استانی بر سلامت و...
- تفاهم نامه هاي همکاري بین بخشی با سایر حوزه ها و ارگان ها
- احکام شامل ابلاغ رییس و کارشناسان دبیرخانه کارگروه ساغ و ابلاغ پیامگزاران دستگاه ها در سطح استان
- انواع فرم ها و مستندات شامل خلاصه شواهد پشتیبان، خلاصه پیشرفت مصوبات، کاربرگ بیان مساله و....
کد گذاري مستندات واحد
ایجاد نظامی براي تولید اطلاعات و ساماندهی وضعیت مستندات در سازمان ها، امري بدیهی بوده و لزوم توجه به این مهم، مسئله اي درخور توجه است. براساس راهنماي فنی ایزو 10013 روش هاي اجرایی مدون بایستی شامل اطلاعات ضروري و داراي شناسه منحصر به فرد باشد. چنانچه اینکار به درستی انجام پذیرد بسیاري از مشکلات سازماندهی و دستیابی به مستندات، مرتفع و از اتلاف وقت و انرژي و بودجه جلوگیري به عمل می آید. کد یا نشانه عبارت است از تبدیل اسم و یا یک موضوع قراردادي به یک علامت قراردادي، این علامت می تواند به صورت شماره یا حرف یا ترکیبی از هر دو انتخاب شده باشد. کد به منزله علامت اختصاري طبقه بندي نیز محسوب می شود.
انتظارات از نرم افزار:
- تحت وب بودن
- قابلیت تعریف چند ادمین
- قابلیت تعریف یوزرهای مختلف جهت بارگذاری اسناد در داخل و خارج از دانشگاه
- قابلیت دریافت خروجی بر اساس فرم های ارائه شده
- قابلیت دسترسی به اسناد با ارائه یوزر و پسورد
- قابلیت انجام گزارش گیری
- قابلیت درج اخبار
- ایجاد بانک اطلاعاتی
- امکان جستجو در پایگاه داده
- محیط مدیریت مطلب آسان و در دسترس
- قابلیت ضمیمه کردن اسناد در نرم افزار در مراحل مختلف
- ارائه گردش مدرک و مشاهده مراحل مختلف انجام فرایندهای و مصوبات ساغ
- قابلیت پیگیری گزارشات در درون و بیرون دانشگاه
- توجه به دستورالعمل بالا و رعایت آن
- قابلیت پیوست کردن مدارک در نرم افزار
- مشاهده و دسترسی از طریق موبایل
- قابلیت تعریف سطح طبقه بندی و دسترسی به مدارک برای افراد مختلف
- رعایت تمامی موارد آورده شده در دستورالعمل ها و فرم ها
- ارائه گرافیک قابل قبول و زیبا و ساده
راهنماي پیش رو با هدف یکپارچه سازي مستندات موجود در این واحد و به منظور ایجاد روشی مشترك براي کنترل مستندات و سوابق و دسترسی و ردیابی سریع مستندات سازمانی تهیه شده است. این مستند حاوي انواع مستندات قابل نگهداري در واحد، دستورالعمل کدگذاري مستندات و برخی فرم هاي قابل بهره برداري در دبیرخانه شوراي عالی سلامت و امنیت غذایی است.
برای دریافت اطلاعات کامل بر روی لینک زیر کلیک کنید.
RFP.rar
راهنماي یکپارچه سازي مستندات مرکز اسناد MOH_SD_SCHFS_G_1397.pdf