دبیرخانه الکترونیکی

1649
مسئول نظارت و اجرا :مدیر فاوا (مهندس جواد حیدرپور)

مسئول اجرا : رئیس اداره نرم افزار و پشتیبانی مدیریت فاوا

تاریخ شروع مأموریت : چهارشنبه هفتم آبان ماه یکهزار و سیصد و نود و هفت 

 

ردیف

عنوان درخواست

چالش راهکار گزارش اقدامات
1 گیرندگان داخلی

- عدم ایجاد نامه توسط کاربران (تایپیست)

- خطاهای تایپی موجود در نامه

- رعایت سلسله مراتب اداری و سازمانی

از طریق سربرگ هوشمند انجام می شود.

لینک یک

لینک دو

3. تهیه نامه برای واحدهای دانشگاه و ارائه آمار تعداد تایپ های انجام شده توسط تایپیست طی نامه اداری 99/26/5520 مورخ 99/2/28

گزارش آمار درخواستی

2

گیرندگان خارجی (وزارت خانه، ادارات )

1- تشخیص خودکار گیرندگان داخلی و خارجی

2-نامه های گیرندگان خارجی وزارت خانه از طریق اتوماسیون به صورت خودکار نمی تواند فرستاده شود.

3-ارسال نامه ها از طریق شبکه دولت و ECE به صورت خودکار و در صورت عدم ارسال و قطعی شبکه گیرنده راهکار چیست؟

 

1-در یک فرم اطلاعات گیرندگان و نحوه ارسال مشخص شود و به طور خودکار سیستم نامه را از طریق اتوماسیون یا شبکه دولت یا ECE ارسال نماید.

2-ارجاع اتوماتیک نامه های گیرندگان خارجی وزارت خانه به فردی که نامه ها را از طریق شبکه وزارت خانه ارسال می نماید.

3-یک فیلد در نامه گذاشته شود که چک کند و اگر نامه از طریق ایمیل ارسال نشده بود به کاربر دبیرخانه ارجاع داده شود.

1. نامه به وزارت در خصوص برقراری ارتباط با اتوماسیون وزارت به شماره نامه 98/26/28112 تاریخ 98/10/24

2. تهیه و ارسال نامه دوم برای مدیریت پشتیبانی و امور رفاهی وزارت خانه و درخواست برقراری ارتباط به شماره نامه 99/26/5519 مورخه 99/2/29

مشاهده گردش مدرک

vezarat.jpg

 

3 شماره گذاری نامه ها  

1-شماره گذاری نامه ها به چه صورت باشد؟

2- در صورت ثبت نشدن شماره راهکار چیست؟

3-بحث شماره آزاد

 

 

1-شماره گذاری نامه ها با استفاده از کد دبیرخانه و کد فرد امضا کننده است که به صورت پارامتر به سرویس ثبت صادره فرستاده می شود. جهت تشخیص اینکه امضا فرد امضا اصلی است یا از طرف، باید فرمی ایجاد شود و به هر کدام از امضا ها یک کد داده شود.

2-باید فیلدی در فرم گذاشته شود که شماره ی نامه را بعد از اجرای سرویس بررسی نماید و اگر شماره ی نامه ثبت نشده بود به کاربر خطا دهد یا نامه به صورت اتومات جهت ثبت صادره به دبیرخانه ارجاع داده شود.

 
4 ارتباط با شرکت ها  

هر شرکت موظف است یک ایمیل جهت ارتباط با دانشگاه داشته باشد.

- در قرارداد شرکت ها بندی جهت اعلام ایمیل رسمی اورده شود و ذکر شود که مکاتبات با شرکت از طریق ایمیل انجام خواهد شد.

- برگزاری جلسه آموزش ایمیل برای کارپردازان کل دانشگاه در تاریخ 1398/09/05

5
-نامه های درخواستی افراد

(ارباب رجوع دانشگاه)

 
 1-استفاده از ماژولfus

2-به پیش خوان دولت یک یوزر داده شود تا نامه ها را پیگیری کند.

3-از طریق ایمیل

4-از طریق پست

5-به صورت دستی

 
6
قراردادها
شماره گذاری قرار داد ها باید به صورت استاندارد و مطابق نامه های اتوماسیون باشد. تهیه ی نرم افزار ثبت قرارداد ها مدیریت پشتیبانی و امور رفاهی بایستی اقدام به بیان نیازها و خواسته ها جهت تهیه نرم افزار جامع ثبت قراردادهای دانشگاه نماید.
7
صورت جلسات
  استفاده از صورت جلسات الکترونیک یا فرمی طراحی شود که کاربر پر کند و ارجاع داده شود و امضا شود فرم و فرایند آن در حال طراحی می باشد. 
8
معرفی نامه ها(بانک ها، پزشک قانونی،پلیس+10)
نیاز به مهر دارد بعد از ثبت و شماره گذاری نامه،کاربر نامه را پرینت گرفته و در صورت نیاز به مهر به دبیرخانه مراجعه نماید.   
9 نامه هایی که دارای عطف،پیرو،پیوست و یا در ارتباط هستند. چک کردن پر بودن عطف،پیرو،پیوست و یا در ارتباط    
10 کانورت کردن نامه ها به سربرگ هوشمند   توسط شرکت انجام می شود.  
11 فرم های منتهی به دبیرخانه

عدم اعلام درست و دقیق فرایندها و نیازها

1.برگزاری جلسه با مدیریت های پشتیبانی، منابع انسانی و مالی دانشگاه جهت جمع بندی فرایند ماموریت اداری در تاریخ 99/2/30 برگزار گردید

لینک صورتجلسه

2. ارسال صورتجلسه و مصوبات طی نامه اداری به شماره 99/26/5590 مورخه 99/2/30

طراحی فرم و فرایند به صورت الکترونیکی 

(مرکز طراحی فرم و فرایند الکترونیک دانشگاه آماده طراحی هرگونه فرم و فرایندی می باشد)

 

 

طراحی فرایندها:

1.درخواست اینترنت

2.درخواست ارتقا رتبه و طبقه

3.فرم خريد كالا (نسخه 2)

4.فرم درخواست كالا از انبار

5.فرم درخواست ژتون غذا

6.گواهي انجام كار

7.فرم صورتجلسات

8.فرم پويش مواسات و همدلي

9.سربرگ هوشمند

10.فرآیند ماموریت

11.ماموريت خارج از استان كاركنان بيمارستاني

12.ماموريت خارج از استان معاونت ها/مراكز/شبكه ها/دانشكده ها

13.ماموريت خارج استان حوزه رياست/معاونت توسعه

14.ماموريت داخل استان كليه كاركنان)

 

12 بایگانی      
13 استقرار هوشمند      

 

 

 

 






از مجموع 15 رأی

فاقد نظر