جلسه ای درمورخه 11/2/98 ساعت 30/9 در تالار بیمارستان بنت الهدی با حضور اعضاء دعوت شدگان تشکیل گردید. سپس با توجه به دستور جلسه مسائل به بحث وتبادل نظر گذاشته شد که در همین خصوص  مصوبات ذیل جهت اجرا اتخاذ گردید :
شرح مصوبه:
⦁    گزارش خطاهای متعددcrash  و  hang کردنAgent  این سامانه بر روی کلاینت های مختلف بایگانی بیمارستان در سیستم گزارش خطای ویندوز شناسایی شده که تمامی این خطاها منجر به در بن بست قرار گرفتن نرم افزار می شود و تنها راه رفع مشکل restart کردن اپلیکیشن نرم افزار می باشد. فایل مستندی از گزارش خطای یک کلاینت به صورت نمونه به آقای مهندس پناه جهت بررسی بیشتر وارائه فید بک مربوطه به شرکت سرویس دهنده ارائه شد و مقرر گردید طی یک هفته از تاریخ این صورت جلسه نسبت به ارائه گزارش اولیه ر فع مشکل از طرف شرکت اقدام شود.
⦁    باگ در مدیریت اعلان خطاها ، هنگامی که سرور بایگانی راکد دچار مشکل شده و در دسترس نیست. و در صورت انتقال پرونده ها از بایگانی جاری به راکد، کل پرونده های انتقالی از دست می رود و سیستم هیچگونه اعلان خطایی در این خصوص به سمت کاربر نمی فرستد.( این باگ منجر به از دست رفتن 6000 پرونده ها شده است ) و هر لحظه این امکان وجود دارد که این اتفاق مجددا رخ دهد.
⦁     در قسمت فرایند ثبت پرونده های خارجی در بایگانی ، پرونده های خارجی بر اساس کلید یکتای شماره پرونده مورد بررسی قرار گیرد با اینکه این امکان  وجود دارد ولی  نمونه های متعددی از دو پرونده با شماره پرونده تکراری در سیستم شناسایی شده است  و نسبت به رفع آن اقدام شود.به عنوان نمونه شماره پرونده 45-91-06 خدیجه رحیمی و عصمت بیدگی ثبت شده است.
⦁    پیگیری مصوبات کمیته قبلی  مورخه 28/1/98 که به صورت ویدئو کنفرانس با آقای مهندس شاه آبادی و آقای مهندس راستینه انجام شد شامل موارد زیر می باشدلطفا نسبت به پیگیری آن در اسرع وقت اقدام فرمائید:
⦁    زیر سیستم بایگانی قابلیت حذف و ویرایش پرونده بعد از اسکن پرونده ها را ندارد.
⦁    در  قسمت بایگانی راکد در گزارش پویا ، گزارش تایید عملکرد کارکنان با گزارش تعداد پرونده های اسکن شده  در یک بازه زمانی یکسان با فیلترهای مشترک مغایرت دارد.
⦁    با توجه به اینکه بعضی از پرونده ها بعد از اسکن در سیستم دیده نمی شود مقرر گردید توسط مهندس شاه آبادی و مهندس پناه بررسی گردد و گزارش اعلام شود.
⦁    مقرر گردید لیستی از تمامی بیماران که پرونده آنها اسکن شده در بایگانی راکد بر اساس نام و نام خانوادگی ، نام پدر و تاریخ پذیرش به صورت ایندکس الفبایی تهیه گردد.
اعضاء حاضر در جلسه :
⦁    آقای مهندس قهرمانی             نماینده ستاد دانشگاه
⦁    آقای مهندس پناه             نماینده شرکت میکفاوا
⦁    خانم نجمه ارجمند             نماینده شرکت خصوصی اسکن پرونده
⦁    خانم نسرین حاتمی             مسئول مدارک پزشکی بیمارستان
⦁    خانم سیما حسینی معصوم        مسئول فاوا بیمارستان