نکته هایی در آیین نگارش نامه های اداری
ارکان نامه اداری:
سرلوحه
شامل عنوان باالی نامه ، آرم سازمان یا نشان نظام جمهوری اسالمی ، شماره ، تاریخ وشرح پیوست است. آرم درسمت راست ، به نام خدا در باالترین نقطه وسط ، تاریخ ، شماره و پیوست هم با ترتیبی که یاد شد در سمت چپ سرلوحه قرار می گیرد.
عنوان:
این قسمت دومین بخش از نامه های اداری است که بیشترین کاربرد آن در مشخص کردن" مخاطب " است.
متن نامه:
از سه قسمت مقدمه ، پیام و نتیجه تشکیل می شود.
مقدمه:
معادل مطلع ، سرآغاز ، درآمد و زمینه سازی آمده است و عباتست از : هرمطلبی که در آغاز و ابتدای نوشته وظیفه جذب و جلب داشته و ذهن خواننده را آماده دریافت پیام اصلی نوشته کند. مانند :
عطف به نامه شماره : در پاسخ به نامه شماره: بازگشت به نامه شماره: باتوجه به بخشنامه شماره: در اجرای دستورتلفنی مورخه: در اجرای دستور شفاهی آن مقام:
سفارش می شود از واژه های بازگشت و درپاسخ استفاده شود. چون پاسخ به طور معمول مدتی بعداز وصول نامه،تهیه و ازپرسال می شود بهتراست بعداز سابقه موضوع نامه نیز ذکرگردد تانیازی به درخواست سابقه و اتالف وقت نباشد.
مثال: بازگشت به نامه 444 مورخه 81/44/64 در خصوص چگونگی ..... چنانچه نامه ای به دنبال نوشته های قبلی و به منظور پیگیری یا اصالح نامه قبلی نوشته شود و ذکر سابقه بصورت زیر خواهد آمد: پیرو نامه شماره .... در نامه هایی که ابتدا به ساکن نوشته میشودو بدون سابقه قبلی است باید در مقدمه علت و بهانه نوشتن نامه به روشنی بیان شود.
پیام و پیکره این قسمت از متن ف مرکز اصلی نوشته محسوب می شودو تمام ارکان و اجزای نامه ، مقدمه و موخره هایی هستند که بایددر خدمت درک صحیح و سریع پیام اصلی باشند.
نتیجه یا پایان نوشته نوشته های اداری هریک به گونه ای پایان می یابند، اما مطالب پایانی اغلب نامه ها تاکید و تشویق و ترغیب به انجام در خواست و یاسرعت بخشیدن به آن است صراحت در اعالم مورد درخواست در این بخشها مخاطب را به تصمیم گیری صحیح هدایت می کند. مثال: خواهشمنداست دستور فرماییداقدام الزم انجام گیرد. امضا ورونوشت امضا در پایان نامه ، با یک سطر فاصله از سطر پایانی ودر قسمت چپ کادر درج میشود.
در قسمت امضاء ابتدا نام حقیقی صاحب امضا و سپس در ذیل نام حقیقی سمت حقوقی امضاکننده نوشته می شود. ذکر تاریخ در امضا جایز و حتی مفید است. ارسال نامه برای گیرندگان باید قابل توجیه باشدیعنی گیرندگان کسانی باشد که به هردلیل موجهف باید از متن نامه مطلع شوند.رونوشت یا گیرندگان بایک سطر فاصله از خط امضا در سمت راست صفحه ، بدون تورفتگی پاراگراف نوشته می شود.
نمونه نامه در A4:
جناب آقای ...... مدیر محترم ........ یکEnter
با سالم
یکEnter
یکtab احتراما، آغاز سال جدید را به جنابعالی و کلیه دانشجویان محترم دانشکده تبریک گفته و از خداوند متعال سال توام با موفقیت روز افزون را خواستارم.
یکEnter
یکEnter
یکEnter با تشکر اکبر.........
یکEnter مدیر...............
یکEnter
رونوشت: نمونه نامه در A5مانند نمونه نامه A4است با این تفاوت که بعدازمتن نامه بجای 3ENTER ،2ENTERزده میشود.
منابع:
1 -سید کاظم امینی، آیین نگارش مکاتبات اداری.موسسه عالی آموزشو پژوهش مدیریت و برنامه ریزی.چاپ بیست وچهارم1831
2- Logistic.tbzmed.ac.ir
گردآورنده: زهراجعفرزاده- رئیس اداره آمار مدیریت فاوا