فرآیند ماموریت اداری داخل و خارج استان کارکنان

5331
 

مهندس نرگس پوجعفر - کارشناس ارشد مهندسی نرم افزار

شروع تحلیل و طراحی فرآیند: 13 مهرماه 98

پایان فرآیند : 21 مهرماه 98

 

نام فرم

صاحب فرآیند

تعداد جلسات

تاریخ شروع طراحی

تعداد تغییرات فرم

واحدهای مورد استفاده

تاریخ شروع استفاده در واحد

تعداد فرم ایجاد شده

ماموریت اداری داخل و خارج استان

معاونت توسعه

12 جلسه با حضور نمایندگان معاونت ها و صاحبان فرآیند

* حداقل 15 بار مراجعه و جلسه با صاحبان فرآیند

13 مهرماه

فرم و فرآیند حداقل 20 دفعه مورد تغییر قرار گرفته است.

-

-

-
 

فرآیند ماموریت اداری کارکنان یکی از عمومی ترین و کاربردی ترین فرآیند های موجود در دانشگاه می باشد که تقریبا 5326 پرسنل بااین فرآیند مرتبط هستند .این فرایند به دلیل وجود گردش کاری بین افراد متفاوت، استفاده از کاغذ، در دسترس نبودن مدیران ستادی برای همکاران شهرستان و ... جهت تحلیل و الکترونیکی شدن به عنوان هدف انتخاب گردید.

فرآیند  ماموریت اداری که توسط مدیریت پشتیبانی و امور رفاهی به شکل ذیل می باشد :

فرم ماموریت حال حاضر به شکل زیر می باشد :

در شروع فرآیندها از مدیریت های مالی و پشتیبانی امور رفاهی خواسته شد تا نمایندگان فرآیند را به این مدیریت ارسال نمایند :

جهت تحلیل ماموریت اداری جلسات متعددی به شرح ذیل با معاونت ها و مدیریت پشتیبانی برگزار گردید:

تعداد جلسات

مدعوین

چالش ها

اثرات

8 جلسه

- مدیریت پشتیبانی
 -نمایندگان معاونت توسعه

-تمامی نمایندگان  معاونت های دانشگاه

- عدم اطلاع کافی صاحبان فرآیند از فرآیند انجام شده ماموریت در معاونت مربوطه و واحدهای تابعه آن معاونت

- عدم ارائه اطلاعات جامع توسط نمایندگان معرفی شده توسط مدیریت پشتیبانی

-پرینت برگه های ماموریت جهت اسناد مالی

- منجر به طراحی پنج باره فرم و فرآیند الکترونیکی ماموریت گردیده است

- عملیات طراحی فرآیند ماموریت واحدهای غیر از ستاد دانشگاه به علت عدم وجود اطلاعات کامل به کندی صورت میپذیرد

-عدم ارائه فرآیند یکپارچه توسط معاونت ها(به علت عدم تشکیل جلسات درون واحدها)

 

 

خروجی جلسات برگزار شده با معاونت ها به شرح ذیل می باشد :

عنوان فرآیند های ماموریت

وضعیت فرآیند

داخل استان

فرآیند تحویل داده شده است

خارج از استان کارکنان ستاد

فرآیند تحویل داده شده است

خارج از استان معاونین

فرآیند ناقص تحویل داده شده است

خارج از استان کارکنان معاونت درمان

فرآیند تحویل داده شده است

خارج از استان کارکنان واحدهای تابعه معاونت بهداشتی(شبکه ها و مراکز بهداشتی)

فرآیند تحویل نشده است

خارج از استان کارکنان واحدهای تابعه معاونت آموزشی( هیئت علمی)

فرآیند تحویل نشده است

خارج از استان کارکنان واحدهای تابعه معاونت آموزشی (دانشکده ها)

فرآیند تحویل نشده است

خارج از استان کارکنان واحدهای تابعه معاونت درمان(بیمارستان ها)

فرآیند تحویل داده شده است

خارج از استان کارکنان معاونت بهداشتی

فرآیند تحویل داده شده است

خارج از استان مدیران گروه معاونت بهداشتی

فرآیند تحویل داده شده است

خارج از استان کارکنان معاونت دانشجویی و فرهنگی

فرآیند ناقص تحویل داده شده است

خارج از استان کارکنان معاونت غذا و دارو

فرآیند تحویل داده شده است

خارج از استان کارکنان معاونت آموزشی

فرآیند تحویل داده شده است

خارج از استان کارکنان معاونت تحقیقات و فناوری

فرآیند تحویل نشده است

 
 
با توجه به پراکندگی اطلاعات جمع آوری شده و جهت تسریع در عملیاتی شدن فرآیند الکترونیکی ماموریت اداری ناچار به استخراج چند فرآیند مشترک از میان فرآیندهای ذکر شده در جدول بالا شدیم :
 

خارج استان

داخل استان

واحد

انجام شده است

انجام شده است

ستاد مرکزی (معاونت ها)

انجام شده است

انجام شده است

بیمارستانها شبکه های بهداشت دانشکده ها

انجام شده است(معاونین می توانند از همان  فرآیند خارج استان کارکنان ستاد استفاده کنند)

انجام شده است

معاونین

 
ابتدا به سراغ فرآیند ماموریت اداری داخل و خارج استان ستاد رفتیم:

فرم الکترونیکی طراحی شده به شکل ذیل می باشد :

به عنوان مثال فرآیند ماموریت اداری خارج از استان یکی از پرسنل معاونت توسعه:

 



ماموريت داخل استان كليه كاركنان

راهنمای استفاده از فرم ماموریت داخل استان تمامی کارکنان دانشگاه

ماموريت خارج استان حوزه رياست/معاونت توسعه

راهنمای استفاده از فرم ماموریت خارج از استان کارکنان ستاد مرکزی

ماموريت خارج از استان معاونت ها/مراكز/شبكه ها/دانش...

راهنمای استفاده از فرم ماموریت خارج از استان کارکنان غیرستادی دانشگاه

ماموريت خارج از استان كاركنان بيمارستاني

راهنمای استفاده از فرم ماموریت خارج استان کارکنان بیمارستانی دانشگاه

ارائه برنامه زمانبندی

زمانبدی مربوط به طراحی فرم و فرآیند ماموریت اداری

گزارش اقدامات روزانه

گزارش مربوط به اقدامات روزانه

صورتجلسات

شرح صورتجسات برگزاری شده

مستندات

مستندات مربوط به گزارشات خواسته شده در جلسات

فرم ها و فرآیندهای ماموریت اداری

توضیحات مربوط به طراحی فرم و فرآیند




از مجموع 3 رأی

فاقد نظر